Google-Forms-Alternative, DSGVO-konform

Google Forms kostet nichts und schreibt Antworten direkt in Google Sheets. Für ein Formular, das Menschen aus der EU ausfüllen, gibt es zwei Haken. Mit einem privaten Google-Konto bekommst du keinen AVV, den gibt es nur mit Google Workspace. Und den Speicherort in der EU wählst du nur in Workspace ab Business Standard. Datei-Uploads gehen außerdem nur, wenn sich die Besucher bei Google anmelden.

Mailiy und Google Forms im Vergleich

Merkmal	Mailiy	Google Forms
Betreiber	26LAB.IO, Mettmann (Deutschland)	Google Ireland Limited (für private Konten in der EU)
Serverstandort	Hetzner in Deutschland, eigener Mailserver	Google-Rechenzentren; EU-Datenregion nur in Workspace ab Business Standard
Speicherung der Einsendungen	Verschlüsselt, Löschfrist wählbar bis „Nicht speichern“	Ja, im Formular, bis du Antworten löschst
Kostenlos	250 Einsendungen im Monat, 1 Website	Ohne Gebühr mit Google-Konto, bis 500.000 Antworten pro Formular
Bezahltarife	Ab 9 € im Monat	Nur über Google Workspace, Preis pro Nutzer
Spamschutz	Honeypot, Rate-Limits, Inhaltsfilter, optional Captcha (ALTCHA selbst gehostet, hCaptcha; Turnstile und reCAPTCHA ab Developer)	Kein Captcha; Zugriff auf Domain oder Gruppe beschränkbar
Datei-Uploads	Bis 5 Dateien, 10 MB, verschlüsselt in der EU	Nur mit Google-Anmeldung, Ablage in Google Drive
Webhooks	Ab Developer	Keine; nur über Apps Script oder Pub/Sub
AVV nach Art. 28 DSGVO	Wird bei der Anmeldung geschlossen	Nur mit Google Workspace (Cloud Data Processing Addendum), nicht mit privatem Konto

Stand 6. November 2026, nach den öffentlichen Seiten des Anbieters. Preise und Tarife ändern sich, prüf sie vor dem Wechsel dort nach: knowledge.workspace.google.com/admin/compliance/choose-a-geographic-location-for-your-data, cloud.google.com/terms/data-processing-addendum.

Wann Google Forms besser passt

Du brauchst ein internes Formular, das nur Leute aus deiner Workspace-Domain ausfüllen.
Du arbeitest ohnehin in Google Sheets und Apps Script und hast einen Workspace-Vertrag mit AVV.
Du erwartest sehr viele Antworten auf ein einzelnes Formular und willst nichts bezahlen.

Von Google Forms zu Mailiy wechseln

Leg ein kostenloses Konto an und wähl unter „Neues Formular“ die Option „Von Mailiy gehostet“ und dann „Im Editor“.
Bau die Fragen aus Google Forms mit den Bausteinen nach: Text, E-Mail, Auswahl, Datum, Datei, Bewertung und weitere. Bedingungen stellst du je Feld unter „Nur zeigen, wenn“ ein.
Veröffentliche die Seite. Du bekommst einen Link, einen QR-Code und einen Code zum Einbetten per iframe.
Ersetz den alten Link oder das eingebettete Formular von Google Forms auf deiner Website, in Mails und auf Flyern.

Alle Bausteine, Bedingungen und Zahlungen beschreibt die Doku zur Formular-Seite. Hast du eine eigene Website, kannst du das Formular auch selbst in HTML bauen; wie das geht, zeigen die Anleitungen.

Vor dem Kündigen

Schick nach dem Umbau eine Testnachricht ab und prüf, ob sie im Postfach und im Dashboard ankommt.
Trag im Dashboard die Domains ein, von denen das Formular senden darf.
Hast du bei Google Forms Webhooks oder Zapier-Abläufe genutzt, richte sie in Mailiy neu ein. Ab dem Tarif Developer gibt es Slack, Discord und Telegram direkt, alles andere läuft über einen Webhook.
Pass die Datenschutzerklärung an und nenn Mailiy als Empfänger der Formulardaten.
Kündige bei Google Forms erst, wenn das neue Formular ein paar Tage ohne Fehler gelaufen ist.

Worauf es beim Vergleich ankommt

Serverstandort und Betreiber

Ein Kontaktformular überträgt Namen, E-Mail-Adressen und oft mehr. Sitzt der Anbieter außerhalb der EU oder speichert er dort, brauchst du eine Rechtsgrundlage für die Übermittlung in ein Drittland und musst sie in der Datenschutzerklärung nennen. Bei einem Anbieter mit Sitz und Servern in Deutschland entfällt das.

Speicherung

Viele Dienste bewahren jede Einsendung auf, damit du sie im Dashboard siehst. Das ist praktisch, verlängert aber die Liste der Daten, die du schützen und irgendwann löschen musst. Prüf, ob du die Frist selbst wählen oder die Speicherung ganz abschalten kannst.

Grenzen im kostenlosen Tarif

Die Zahl der Einsendungen ist selten das Problem. Häufiger fehlen im Gratis-Tarif Uploads, eigene Weiterleitungen oder die Möglichkeit, das Branding zu entfernen. Schau, welche Funktion du wirklich brauchst, bevor du nach dem Preis entscheidest. Bei Mailiy hat auch der Free-Tarif Uploads und eigene Weiterleitungen. Das Branding entfernst du ab Developer mit einem Add-on für 9 € im Monat, Agency Plus hat keins.

Spamschutz

Ein Honeypot hält die meisten Bots ab, ohne dass Besucher etwas merken. Captchas helfen gegen hartnäckigen Spam, kosten aber Abschlüsse und laden oft Skripte von Dritten nach. Gut ist ein Dienst, bei dem du das Captcha nur bei Bedarf zuschaltest.

Was ein Kontaktformular sonst noch für die DSGVO braucht, steht in der DSGVO-Checkliste.

Häufige Fragen

Wo stehen die Server von Google Forms?

Google-Rechenzentren; EU-Datenregion nur in Workspace ab Business Standard. Mailiy: Hetzner in Deutschland, eigener Mailserver.

Was kostet Google Forms?

Kostenlos: Ohne Gebühr mit Google-Konto, bis 500.000 Antworten pro Formular. Bezahlt: Nur über Google Workspace, Preis pro Nutzer. Stand 6. November 2026.

Muss ich mein Formular neu bauen, wenn ich von Google Forms wechsle?

Ja. Mailiy übernimmt keine Formulare aus Google Forms, du baust die Fragen im Editor nach. Ein Formular hat bis zu 50 Felder. Bedingungen gibt es in jedem Tarif, mehrseitige Formulare, Unterschrift und Berechnungen ab Developer.

Kann ich meine alten Einsendungen von Google Forms mitnehmen?

Ja, ab dem Tarif Agency, wenn du sie als CSV-Datei hast. Exportier sie vor der Kündigung bei Google Forms und importier die Datei im Tab Einsendungen des Formulars. In kleineren Tarifen bewahr die Datei getrennt auf. Neue Einsendungen sammelt Mailiy ab dem ersten Test.

Brauche ich mit Mailiy einen neuen AVV?

Ja, denn Mailiy verarbeitet die Daten deiner Besucher in deinem Auftrag. Der AVV wird bei der Anmeldung geschlossen, du musst nichts ausdrucken oder unterschreiben. In deiner Datenschutzerklärung ersetzt du den alten Anbieter durch Mailiy.

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