Cognito-Forms-Alternative mit Servern in Deutschland

Cognito Forms ist ein Formular-Baukasten mit Berechnungen, Workflows und Zahlungen. Betreiber ist Cognito, LLC aus South Carolina, und laut Datenschutzerklärung liegen die Daten in Rechenzentren in den USA. Eine Option für einen Speicherort in der EU haben wir nicht gefunden. Mailiy bietet Bedingungen, Berechnungen, Unterschrift, Zahlungen über Stripe und Workflows auf einer Formular-Seite, mit Servern in Deutschland.

Mailiy und Cognito Forms im Vergleich

Merkmal	Mailiy	Cognito Forms
Betreiber	26LAB.IO, Mettmann (Deutschland)	Cognito, LLC (USA)
Serverstandort	Hetzner in Deutschland, eigener Mailserver	Rechenzentren in den USA, keine EU-Option gefunden
Speicherung der Einsendungen	Verschlüsselt, Löschfrist wählbar bis „Nicht speichern“	Ja, bis du Einträge von Hand löschst
Kostenlos	250 Einsendungen im Monat, 1 Website	100 Einträge im Monat, beliebig viele Formulare, mit Branding
Bezahltarife	Ab 9 € im Monat	Pro 24 $ im Monat, 19 $ bei jährlicher Zahlung (2000 Einträge)
Spamschutz	Honeypot, Rate-Limits, Inhaltsfilter, optional Captcha (ALTCHA selbst gehostet, hCaptcha; Turnstile und reCAPTCHA ab Developer)	Eingebaute Bot-Erkennung statt Captcha
Datei-Uploads	Bis 5 Dateien, 10 MB, verschlüsselt in der EU	In allen Tarifen, bis 100 MB pro Datei, ab Pro 250 MB
Webhooks	Ab Developer	Ab Pro
AVV nach Art. 28 DSGVO	Wird bei der Anmeldung geschlossen	Standard-AVV, im Konto zu unterschreiben; Übermittlung über das EU-US Data Privacy Framework

Stand 6. November 2026, nach den öffentlichen Seiten des Anbieters. Preise und Tarife ändern sich, prüf sie vor dem Wechsel dort nach: www.cognitoforms.com/pricing, www.cognitoforms.com/legal/privacy.

Wann Cognito Forms besser passt

Du brauchst HIPAA, das Cognito im Enterprise-Tarif anbietet.
Deine Besucher laden große Dateien hoch: Cognito erlaubt ab Pro bis 250 MB pro Datei.
Du willst im kostenlosen Tarif beliebig viele Formulare und die Daten dürfen in die USA.

Von Cognito Forms zu Mailiy wechseln

Leg ein kostenloses Konto an und wähl unter „Neues Formular“ die Option „Von Mailiy gehostet“ und dann „Im Editor“.
Bau die Fragen aus Cognito Forms mit den Bausteinen nach: Text, E-Mail, Auswahl, Datum, Datei, Bewertung und weitere. Bedingungen stellst du je Feld unter „Nur zeigen, wenn“ ein.
Veröffentliche die Seite. Du bekommst einen Link, einen QR-Code und einen Code zum Einbetten per iframe.
Ersetz den alten Link oder das eingebettete Formular von Cognito Forms auf deiner Website, in Mails und auf Flyern.

Alle Bausteine, Bedingungen und Zahlungen beschreibt die Doku zur Formular-Seite. Hast du eine eigene Website, kannst du das Formular auch selbst in HTML bauen; wie das geht, zeigen die Anleitungen.

Vor dem Kündigen

Schick nach dem Umbau eine Testnachricht ab und prüf, ob sie im Postfach und im Dashboard ankommt.
Trag im Dashboard die Domains ein, von denen das Formular senden darf.
Hast du bei Cognito Forms Webhooks oder Zapier-Abläufe genutzt, richte sie in Mailiy neu ein. Ab dem Tarif Developer gibt es Slack, Discord und Telegram direkt, alles andere läuft über einen Webhook.
Pass die Datenschutzerklärung an und nenn Mailiy als Empfänger der Formulardaten.
Kündige bei Cognito Forms erst, wenn das neue Formular ein paar Tage ohne Fehler gelaufen ist.

Worauf es beim Vergleich ankommt

Serverstandort und Betreiber

Ein Kontaktformular überträgt Namen, E-Mail-Adressen und oft mehr. Sitzt der Anbieter außerhalb der EU oder speichert er dort, brauchst du eine Rechtsgrundlage für die Übermittlung in ein Drittland und musst sie in der Datenschutzerklärung nennen. Bei einem Anbieter mit Sitz und Servern in Deutschland entfällt das.

Speicherung

Viele Dienste bewahren jede Einsendung auf, damit du sie im Dashboard siehst. Das ist praktisch, verlängert aber die Liste der Daten, die du schützen und irgendwann löschen musst. Prüf, ob du die Frist selbst wählen oder die Speicherung ganz abschalten kannst.

Grenzen im kostenlosen Tarif

Die Zahl der Einsendungen ist selten das Problem. Häufiger fehlen im Gratis-Tarif Uploads, eigene Weiterleitungen oder die Möglichkeit, das Branding zu entfernen. Schau, welche Funktion du wirklich brauchst, bevor du nach dem Preis entscheidest. Bei Mailiy hat auch der Free-Tarif Uploads und eigene Weiterleitungen. Das Branding entfernst du ab Developer mit einem Add-on für 9 € im Monat, Agency Plus hat keins.

Spamschutz

Ein Honeypot hält die meisten Bots ab, ohne dass Besucher etwas merken. Captchas helfen gegen hartnäckigen Spam, kosten aber Abschlüsse und laden oft Skripte von Dritten nach. Gut ist ein Dienst, bei dem du das Captcha nur bei Bedarf zuschaltest.

Was ein Kontaktformular sonst noch für die DSGVO braucht, steht in der DSGVO-Checkliste.

Häufige Fragen

Wo stehen die Server von Cognito Forms?

Rechenzentren in den USA, keine EU-Option gefunden. Mailiy: Hetzner in Deutschland, eigener Mailserver.

Was kostet Cognito Forms?

Kostenlos: 100 Einträge im Monat, beliebig viele Formulare, mit Branding. Bezahlt: Pro 24 $ im Monat, 19 $ bei jährlicher Zahlung (2000 Einträge). Stand 6. November 2026.

Muss ich mein Formular neu bauen, wenn ich von Cognito Forms wechsle?

Ja. Mailiy übernimmt keine Formulare aus Cognito Forms, du baust die Fragen im Editor nach. Ein Formular hat bis zu 50 Felder. Bedingungen gibt es in jedem Tarif, mehrseitige Formulare, Unterschrift und Berechnungen ab Developer.

Kann ich meine alten Einsendungen von Cognito Forms mitnehmen?

Ja, ab dem Tarif Agency, wenn du sie als CSV-Datei hast. Exportier sie vor der Kündigung bei Cognito Forms und importier die Datei im Tab Einsendungen des Formulars. In kleineren Tarifen bewahr die Datei getrennt auf. Neue Einsendungen sammelt Mailiy ab dem ersten Test.

Brauche ich mit Mailiy einen neuen AVV?

Ja, denn Mailiy verarbeitet die Daten deiner Besucher in deinem Auftrag. Der AVV wird bei der Anmeldung geschlossen, du musst nichts ausdrucken oder unterschreiben. In deiner Datenschutzerklärung ersetzt du den alten Anbieter durch Mailiy.

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