Abläufe und Freigaben · Doku

Mit einem Ablauf hältst du fest, wo eine Einsendung steht und was als Nächstes passiert. Ein Urlaubsantrag etwa ist erst „Beantragt“, dann „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“, und die Chefin entscheidet per Link in ihrer E-Mail. Den Ablauf baust du im Tab „Formular“ unter „Ablauf“.

Status, Aktionen und Rollen

Ein Status zeigt, wo eine Einsendung steht. Du legst 1 bis 12 an, jeden mit Name und Farbe. Neue Einsendungen bekommen den Start-Status, den du mit „Als Start setzen“ festlegst. Ohne eigenen Ablauf gibt es Offen, In Arbeit und Erledigt. Unter „Erinnern nach Tagen“ stellst du ein, nach wie vielen Tagen in diesem Status du eine Mail bekommst. Pro Einsendung kommt sie einmal, bis sich der Status wieder ändert.
Eine Aktion ist ein Knopf an der Einsendung, bis zu 20 pro Formular. Unter „Verfügbar in“ hakst du die Status an, in denen sie erscheint. Ist nichts angehakt, gibt es sie in jedem Status. Sie setzt einen neuen Status oder lässt ihn, wie er ist.
Eine Rolle ist eine Person außerhalb deines Teams, bis zu 10 pro Formular. Ihre Adresse trägst du fest ein oder nimmst sie aus einem E-Mail-Feld des Formulars, etwa für die Person, die das Formular abgeschickt hat. Dein Team darf jede Aktion ausführen, eine Rolle nur die Aktionen, bei denen sie unter „Darf auch per Link ausführen“ angehakt ist.

Die Fläche

Status und Aktionen sind Kästen, die du auf der Fläche frei verschiebst. Zieh einen Pfeil von einem Status zu einer Aktion: Dort wird die Aktion angeboten. Zieh dann einen Pfeil von der Aktion zum nächsten Status: Den setzt sie. Klick einen Kasten an, um ihn zu bearbeiten. Ein ausgewählter Pfeil oder Kasten verschwindet mit Entf. Ohne Maus wählst du einen Kasten mit Enter aus, bewegst ihn mit den Pfeiltasten und verbindest im Feld neben der Fläche.

Was eine Aktion tut

Jede Aktion kann vier Dinge, in dieser Reihenfolge:

Antworten löschen: Die gewählten Felder fliegen aus der Einsendung. Das ist endgültig, auch wir können sie nicht zurückholen. Gut für Daten, die du nach der Entscheidung nicht behalten darfst.
Neuen Status setzen.
E-Mails senden, bis zu 5, an eine feste Adresse oder an ein E-Mail-Feld. Betreff und Text nehmen Antworten mit {field:name} auf, zum Beispiel „Dein Antrag vom {field:datum}“.
An die Integrationen der Website senden. Ein Webhook bekommt dann das Ereignis submission.action mit action { id, name } und dem neuen status.

Freigabe per E-Mail-Link

Wählst du bei einer E-Mail unter „Link für Rolle“ eine Rolle aus, steht in der E-Mail ein Link. Er öffnet eine Seite mit den Antworten, dem aktuellen Status und einem Knopf für jede Aktion, die diese Rolle gerade ausführen darf. Ein Konto braucht dafür niemand. Der Link gilt 30 Tage. Wer ihn hat, kann die Aktionen ausführen, sie sollte also nicht weitergeleitet werden. Löschst du die Rolle, gilt ihr Link sofort nicht mehr.

Gut zu wissen

„Speichern“ sichert Formular-Seite und Ablauf zusammen. Willst du die Seite mit offenen Änderungen verlassen, auch mit dem Zurück-Knopf des Browsers, fragen wir vorher nach.
Abläufe brauchen gespeicherte Einsendungen. Steht die Speicherdauer auf „Nicht speichern, nur zustellen“, behalten wir nichts, und es gibt keine Einsendung, an der eine Aktion laufen könnte.
Löschst du einen Status, kommen seine Einsendungen beim Speichern in den Start-Status.
Die ID eines Status oder einer Aktion bleibt nach dem Speichern gleich. Filter und API arbeiten damit.
Über die API setzt du den Ablauf mit PATCH /api/forms/{id} und dem Feld workflow und führst eine Aktion mit POST /api/submissions/{id}/actions/{action} aus. Für KI-Assistenten gibt es die Werkzeuge set_workflow und run_submission_action, siehe KI-Assistenten und MCP.